5 modi per gestire efficacemente un poliambulatorio

07/10/2022 Off Di Bruno Moretti

Migliorare l’efficienza dello studio medico richiede valutazione e pianificazione. Se sei costantemente in ritardo con il programma e il caos è una procedura operativa standard, questi 5 passaggi possono aiutarti a gestire al meglio tutte le attività di planning e di organizer in un poliambulatorio.

Indice

Come gestire in modo efficace un poliambulatorio?: 5 consigli

L’integrazione dei suggerimenti riportati di seguito può aiutarti a gestire in modo più efficace una clinica medica. Questo è vero sia che tu gestisca un ufficio con due medici e pochi membri del personale o una grande clinica con personale che potrebbe rivaleggiare con un piccolo ospedale.

1. Ottieni input dal personale

Chiedi al personale cosa vuole o pensa ai vari processi. Non importa quanto tu sia esperto come medico o amministratore sanitario, probabilmente non hai svolto tutti i lavori richiesti in un ambiente clinico. Parlare con personale esperto nell’assistenza ai pazienti, nella gestione della fatturazione e delle entrate o nelle pulizie in ambito medico può aiutarti a:

• comprendere il punto di vista di ogni posizione;
• scoprire le sfide e i blocchi ad ogni livello;
• scoprire suggerimenti per processi migliori che altrimenti potresti perdere;
• creare processi e protocolli di gestione che supportino il morale dei dipendenti.

2. Sii proattivo con i processi

Quando crei processi, imposta sempre il valore predefinito quando puoi. Ad esempio, assicurati che le tue procedure di front office per il check-in del paziente comprendano il contatto via telefono e/o e-mail prima dell’orario di appuntamento.
Chiedendo ai pazienti di compilare i moduli di assunzione e di fornire informazioni sull’assicurazione prima degli appuntamenti, puoi assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno per una corretta fatturazione dei sinistri. Questo dà anche al tuo personale il tempo di verificare l’assicurazione e lavorare con il paziente sulle modalità di pagamento in modo che non ci siano sorprese il giorno dell’appuntamento. Un approccio proattivo è un approccio positivo alle entrate per gli studi medici.

3. Raccogli i dati prima di apportare miglioramenti

Prima di apportare cambiamenti ai processi esistenti, prenditi del tempo per assicurarti che siano modifiche valide. Ricorda: ciò che ha funzionato in un ufficio potrebbe non funzionare in un altro. Esistono grandi differenze, ad esempio, tra una clinica oncologica e una clinica pediatrica generale.

Inizia, invece, raccogliendo dati. Questo può includere:

• parlare con vari membri del personale per ottenere il loro contributo su cosa funziona e cosa no;

• revisionare i rapporti, ad esempio rapporti di addebito, entrate e rifiuti dei reclami;

• ottenere il feedback dei pazienti sotto forma di sondaggi, recensioni o anche individuali.

Usa questi dati per ottenere una visione d’insieme delle maggiori sfide o problemi nel poliambulatorio. Scegli una di queste sfide e fai un brainstorming di soluzioni prima di selezionarne una da implementare.

4. Rimanere conformi alle norme e ai regolamenti del settore

L’industria medica è regolamentata da una serie di atti normativi. Poi ci sono le norme statali e locali e le best practices promosse dalle associazioni di categoria. Rimanere conformi alle leggi e al passo con le migliori pratiche è fondamentale per il successo di una clinica medica.
Prendi in considerazione l’idea di affidare a qualcuno la responsabilità della conformità e contatta regolarmente un difensore civico locale e altre risorse per ricevere assistenza e rimanere dalla parte giusta delle normative.

5. Utilizza il software giusto

Infine, implementa gli strumenti tecnici giusti nella tua clinica per gestire gli appuntamenti dei pazienti, i turni dei dipendenti e altri aspetti dell’azienda. Alcuni software rilevanti includono:

• cartelle mediche elettroniche, che mantengono le cartelle digitali dei pazienti accessibili ma sicure e supportano il coordinamento delle cure con altri fornitori;

• software di fatturazione medica, che ti consente di inviare reclami elettronici a vari pagatori per ridurre i tempi di pagamento e aumentare le entrate;

• software di pianificazione dei dipendenti, il che consente di assicurarti che i membri del personale siano su turni e pronti a soddisfare le esigenze dei pazienti;

• software relativo alle risorse umane, che supporta la gestione del tuo personale e delle sue informazioni.